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      會議活動策劃方案應該怎么做?需要注意什么?
      發布時間: 2019-06-03

      大型會議的組織策劃往往要經過一系列繁瑣的工作,若是某一步驟沒做好或做到位,可能會使得會議效果不盡人意,甚至出亂子。一份詳盡的策劃方案能夠讓后期執行更加省事,但詳盡的方案包含了很多事項,如會議目的、規模、時間場地、與會人員、預算、會議形式、分工等等,在策劃時如何著手,要注意哪些方面呢?

      一、與領導溝通了解會議目的

      策劃之前的溝通是必不可少的工作,了解領導舉行會議的目的,確定整個會議策劃的大方向,方案要體現出主辦方的意圖,否則完全是無用功。比如要溝通好會議的主題是什么?多大規模?請哪些領導來?議程是什么?有什么特別交代的事項?

      二、草擬初步方案,與領導確認

      溝通之后應該將初步的方案擬寫出來,交給領導來審核。因為在溝通過程中,有可能出現理解偏差的情況,把方案寫到紙上,能夠及時糾正,避免走偏。同時,如果領導需要修改,或者有新的想法,也可以及時加上去。

      三、細化方案

      初步方案確認后,就要來細化每一個環節了,這一步驟是最重要的一步。可按照“會前、會中、會后”的思路來安排好每一個步驟。

      1、會前準備:會議通知、落實與會人員名單、安排會場、會場平面圖、會議簽到、會議材料發放等等。

      會前準備工作量較大,會場的安排比較講究,根據不同的會議來布置現場,同時也要考慮作為安排等等。諸如會議通知、簽到的事項,可以借助會議助手軟件來協助,大大減少工作量。

      比如企微云會議助手可以在微信/企業微信推送會議通知給參會人員;在現場可實現大屏幕簽到、定位簽到、微信掃一掃,每個參會人的頭像都可以上3D簽到墻,增強互動感,并且自動統計參會情況,及時了解會議詳情。

      2、會中:物料配合、人員配合

      會議每一個環節需要什么物質材料配合?工作人員在每一環節應做什么?都需要策劃到位。
      比如會議中有現場抽獎的環節,那是用轉盤來抽獎?還是可以用會議助手軟件來投放到大屏幕抽獎,人人可參與到彈幕互動?

      3、會后:會議紀要、總結、宣傳報道

      會議結束后需不需要進行宣傳報道?如果需要就要準備照片和宣傳稿。會議紀要可以通過會議助手在企業微信發布,方便與會人員及時查閱,如有修改意見也可以在評論區提出。

      四、合理分配工作

      執行中很有可能出亂子,要懂得與同事分工合作,千萬別一個人把全部活攬下來。如果真有什么特殊情況,到了緊要關頭往往都是顧得了頭顧不了尾了,因此分工合作是必需的,多一個人分擔處理當然會更靠譜。

      五、主辦人公布策劃方案并宣布分工

      策劃方案確認完成后,由領導來公布并分配工作,這一點很重要,畢竟自己沒有分工權力,同事不一定能全力執行。由領導出馬,那就變成了自己分內的工作,這是不一樣的性質。

      完成了以上的策劃工作,那么執行下去就會事半功倍。當然,在執行過程中會遇到各種各樣的情況,這時就需要及時調整,靈活處理啦!

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